Budget 2016–2017/Linköpings kommuns styrning/Styrning, roller och ansvar. Kommunstyrelsens uppsiktsplikt/Ekonomi‐ och verksamhetsstyrning


Ekonomi- och verksamhetsstyrning

En ekonomi i balans kräver kontroll på kostnader, att arbeta kostnadseffektivt och ändamålsenligt samt att kontinuerligt utveckla arbetssätt och leta efter best practice. Det är en förutsättning för att nå målen med de medel och resurser som finns tillgängliga. För att kunna bedriva en bra verksamhet förutsätts att det finns en god ekonomistyrning på alla nivåer. Långsiktig planering och en stabil ekonomi gör det möjligt att satsa offensivt, hantera nya förutsättningar och klara konjunkturväxlingar. På både kort och lång sikt är det av yttersta vikt att ha balans mellan intäkter och kostnader samt fokusera på driftkonsekvenser av investeringar och andra långsiktiga åtaganden.

För att kommunens budget även för de kommande åren ska vara i balans krävs ramanpassningar och effektiviseringskrav. 

Varje generation ska bära sina kostnader, vilket kräver stort ansvarstagande och god budgetdisciplin. Alla verksamheter ska drivas på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Varor, tjänster och lokaler ska anskaffas affärsmässigt utifrån verksamheternas resursbehov och med miljömässigt och socialt ansvarstagande. Det ska finnas tydliga samband mellan resultat och resursåtgång. Skattepengarna ska användas för invånarnas bästa och alltid där de gör största möjliga nytta.

I en föränderlig värld är det omöjligt att förutse alla händelser. För att uppnå en ekonomi i balans på alla nivåer i organisationen krävs budgeterade reserver och handlingsberedskap för väntade och oväntade händelser. Budgetreserven behöver anpassas till osäkerhetsfaktorerna i respektive verksamhet. En reserv ökar förutsättningarna för att kunna hantera oförutsägbara händelser vilket är särskilt angeläget i rådande ekonomiska läge.

Mål för kommunens ekonomistyrning

Ekonomistyrning är en del i det totala styrsystemet och handlar, liksom all styrning, om att påverka agerandet i en viss önskvärd riktning.

Ekonomistyrningsreglerna ska uppmuntra till ett sunt ekonomiskt agerande. Det innebär till exempel att alla ekonomiskt ansvariga ska handla med kommunens bästa för ögonen, vilket kan medföra att nyttan för den totala ekonomin ibland måste gå före den enskilda enhetens bästa.

Målet är att kommunens resurser ska användas på ett effektivt sätt. För att nå dit handlar det om att:

  • Precisera ansvar och roller
  • Planera och budgetera verksamheten
  • Fortlöpande redovisa ekonomi och verksamhet
  • Följa upp om ekonomin och verksamheten utvecklas enligt plan
  • Vidta korrigerande åtgärder vid befarade avvikelser.

Roller och ansvar

Nämnderna bekräftar genom budgeten sitt åtagande gentemot kommunfullmäktige. Det sker genom att nämnderna inom den angivna ekonomiska ramen åtar sig att uppfylla de kommunövergripande mål som berör verksamheten samtidigt som man på ett övergripande sätt beskriver hur man kommer att arbeta för att uppnå dessa mål.

Nämnderna ansvarar också för att:

  • målen följs upp och utfallet rapporteras i enlighet med fastställda rutiner och tidplaner
  • genomföra intern kontroll som stöd för en effektiv verksamhet
  • mätning och redovisning av resultat och effekter av genomförd verksamhet görs i enlighet med de krav som olika statliga myndigheter har
  • kostnads- och kvalitetsjämförelser görs med andra organisationer.

Nämnderna har ett ansvar att hantera förändringar som inte avser demografi, prisökningar eller av kommunstyrelsen godkända löneökningar inom ram. Vid behov ska nämnden justera verksamhetsplan och internbudget så att verksamheten kan bedrivas inom fastställd ram.

Respektive nämnd skall upprätta internbudget med beaktande av fullmäktiges beslut vad gäller inriktning och omfattning av verksamhet. I internbudgeten kan nämnden göra avsteg från den uppdelning av nettokostnaderna på verksamheter som redovisats i budgeten dock med beaktande av fullmäktiges beslut. 

För investeringar erhåller nämnderna ett årligt nettobelopp i form av nettoinvesteringsram utifrån verksamhetsområde och ändamål. För enstaka investeringar av större omfattning eller som av annan anledning är av principiell betydelse, fastställs en ram för respektive investering.

Samtliga nämnder skall löpande följa upp verksamhet, resultat och ekonomi samt vidta erforderliga åtgärder vid avvikelser.

Konflikt mellan mål och medel

Vid konflikt mellan mål och medel gäller medlen. Det innebär att tillgång till ekonomiska och andra resurser sätter gräns för måluppfyllelsen och verksamhetens inriktning och omfattning.

I de fall det finns en tvingande lagstiftning som innebär en skyldighet för kommunen att göra utbetalningar eller svara för kostnader är det möjligt att överskrida medelsramen. Berörd nämnd är dock skyldig att snarast anmäla detta till kommunstyrelsen.

Tilläggsanslag under budgetåret 

Under året medges nämnderna tilläggsanslag som finansieras med resursmedel eller ianspråktagande av markering. Normalt fattas inte beslut om tilläggsanslag löpande utan de samlas ihop och behandlas av kommunstyrelsen vid två tillfällen per år, i samband med delårsrapporterna per den 30 april och 31 augusti.

Resultathantering

Beslut om resultatöverföring

Kommunstyrelsen gör en särskild prövning av förslagen till resultatöverföring och fastställer dessa efter respektive års bokslut.

Åtgärdsplaner vid oplanerade underskott

Nämnder som redovisar eller befarar ett underskott som överstiger en procent av tilldelad budgetram ska, om underskottet uppgår till mer än 1 mnkr, snarast redovisa en åtgärdsplan till kommunstyrelsen. 

Intäktsfinansierad verksamhet

För den intäktsfinansierade verksamheten (enheterna) gäller liksom tidigare att enheterna får behålla uppkommet resultat i form av eget kapital under 3 år, men att ianspråktagande av detta resultat endast får ske inom ramen för de medel som särskilt budgeteras för ändamålet. Uppkomna underskott ska på motsvarande sätt inarbetas under 3-års perioden.

Tillämpningsanvisningar för investeringar, förhyrningar och stora projekt

Varje nämnd ska ha en lokalförsörjningsplan som ska vara avstämd mot översiktsplanen.  Inför budgetarbetet ska varje nämnd redovisa en prioriterad investerings- och förhyrningsplan för den kommande tioårsperioden till en särskild investeringsberedning. Även konsekvenser för kommunens framtida driftkostnader ska redovisas.

Investeringsberedningen tar sedan fram ett förslag till en prioriterad investerings-/förhyrningsplan som överlämnas till budgetberedningen. 

I budgeten beslutas sedan om en nettoinvesteringsram för respektive nämnd för den närmaste fyraårsperioden på en detaljerad nivå, samt en långsiktig investeringsplan för den kommande 10-årsperioden på en övergripande nivå. 

Särskilda anvisningar för större projekt

För större investeringar och projekt ska beslut fattas i en särskild ordning antingen av kommunstyrelsens planeringsutskott eller kommunfullmäktige innan ett projekt påbörjas. Investeringens omfattning avgör valet av beslutsinstans. 

Innan några utredningsinsatser påbörjas, ska ett utredningsbeslut fattas. Samråd ska ske med kommunstyrelsen genom kommunledningskontoret.

Därefter ska ett särskilt inriktningsbeslut fattas. Som underlag för inriktningsbeslutet ska bland annat en beräkning finnas av investeringens ekonomiska konsekvenser. 

Innan igångsättning ska slutligen ett genomförandebeslut fattas.

Större investeringar och förhyrningar ska följas upp i delårsrapporter och verksamhetsberättelser.

När ett genomförandeprojekt är färdigställt ska en slutredovisning lämnas till nämnden. Nämndens verksamhetsberättelse för det gångna året ska innehålla en redovisning av samtliga investeringar/förhyrningsprojekt som har slutredovisats under året, med en sammanfattning av innehållet.

Exploatering för bostäder och verksamheter

Exploateringsverksamheten har hittills inte haft några budgeterade kostnader eller intäkter. Enligt tidigare rutin redovisades kostnader och intäkter för ett exploateringsområde först när hela området var färdigställt, vilket innebar att det kunde ta lång tid innan resultatet redovisades. 

Enligt den rutin som kommunstyrelsen beslutade om i december 2013 ska intäkter avräknas mot kalkylerade kostnader så snart en tomt avyttrats. Det innebär att kostnader och intäkter redovisas fortlöpande. 

För budgetperioden 2016–2019 kommer en särskild beredning att ta ställning till de exploateringsprojekt som ska genomföras under planperioden. Avvikelser från planen som medför kostnadsökningar som är större än tio procent av den beräknade totalkostnaden för ett projekt ska redovisas för kommunstyrelsen med förslag till åtgärder.

Exploateringsverksamheten kommer därför att budgeteras för första gången i 2016 års budget och beräknas då ge ett samlat överskott på 20 mnkr.

Lokalplanering och styrning

Kommunens lokaler ska vara kostnadseffektiva, ändamålsenliga och ha en låg miljöpåverkan. De ska vara attraktiva, trygga och säkra och anpassade för den verksamhet som bedrivs.

Varje nämnd/förvaltning ansvarar för de lokaler som behövs för verksamheten, men kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för kommunens samlade lokalförsörjningsprocess.  

Särskilda forum för samverkan mellan förvaltningar och mellan förvaltningar och bolag kommer att tillskapas. 

På den operativa, mer vardagliga nivån kommer att finnas lokala arbetsgrupper som kan bestå av nämndernas lokalsamordnare, lokala verksamhetschefer och företrädare för kommunens lokalplaneringsenhet. Här arbetar man i enlighet med redan beslutade åtgärder.

På en mer strategisk operativ nivå kommer att finnas en grupp med nämndernas lokalsamordnare, översikts- och detaljplaneansvariga samt kommunens lokalstrateg. Här arbetar man med kommunens kort- och långsiktiga lokalplanering. Här läggs också grunden för nämndernas 10-åriga lokalförsörjningsplaner.

Ekonomidirektör och lokalstrateg kommer tillsammans med förvaltnings- och bolagschefer att bilda en grupp som snabbt kan hantera händelser som innebär avsteg från beslutade planer eller andra större övergripande lokalfrågor. 

Kommunfullmäktige tar beslut om lokalförsörjningsplan och budgetramar för kommande budgetperiod.

För att det övergripande arbetet med planering av lokalförsörjningen för hela kommunen ska fungera på ett optimalt sätt, ska varje nämnd/förvaltning varje år i samband med budgetarbetet redovisa en tioårig rullande lokalförsörjningsplan. I lokalförsörjningsplanen ska nämnderna redovisa volymer och lokalbehov i hyreskostnad samt i antal kvadratmeter. Nämnderna/förvaltningarna ska dessutom redovisas planerade investeringar och avvecklingar enligt investeringsplan. Detta för att kommunstyrelsen ska få en samlad bild av hur olika förändringar i lokalbeståndet påverkar kommunens totala lokalanvändning och lokalkostnader.